Téléphonie : comment rejoindre ou quitter une file d'appel ?

Dans la téléphonie, une file d'appel permet de faire sonner plusieurs postes pour répondre aux appels entrants d'un même numéro (standard, service support, service commercial, etc.). Rejoindre ou quitter cette file ne nécessite pas de super pouvoirs techniques, mais simplement de connaître le fonctionnement, les codes fournis par votre administrateur et quelques bonnes pratiques pour éviter de laisser des appels patienter dans le vide.

• Comprendre le principe de la file d'appel
  Une file d'appel distribue automatiquement les appels entrants vers les postes qui y sont inscrits. Chaque collaborateur peut être en mode "dans la file" (il reçoit les appels) ou "hors file" (il ne sonne pas, mais la file continue de fonctionner pour les autres). Rejoindre ou quitter la file ne coupe pas le numéro, cela change uniquement votre disponibilité dans la file.
• Vérifier que vous êtes bien membre de la file
  Avant de chercher à rejoindre ou quitter une file, assurez-vous que votre poste fait bien partie de cette file d'appel. Cette configuration est gèrée par votre Evoir. Si votre poste n'est pas associé à la file, aucun code de connexion ou déconnexion ne pourra fonctionner pour vous.
• Rejoindre la file depuis votre téléphone
  Pour rejoindre la file, met en place un code ou un numéro interne dédié (par exemple un numéro court ou une combinaison de touches) propre à votre installation. Depuis votre téléphone, décrochez, composez ce code de connexion puis validez l'appel. Un message vocal ou un bip de confirmation peut vous indiquer que vous êtes désormais dans la file et que vous recevrez les appels entrants comme le reste de l'équipe.
• Quitter temporairement la file d'appel
  Lorsque vous partez en pause, en rendez-vous ou en télétravail avec d'autres priorités, utilisez le code de déconnexion prévu pour votre file d'appel. Comme pour la connexion, il s'agit d'un numéro interne ou d'un code fourni par votre administrateur Evoir. Une fois le code composé, vous ne recevez plus les appels de la file, mais elle continue de fonctionner pour les collègues restés "dans la file".
• Adopter les bons réflexes au quotidien
  Pensez à quitter la file lorsque vous ne pouvez plus répondre (pause déjeuner, fin de journée, réunion) et à la rejoindre à nouveau en revenant à votre poste. Évitez de vous déconnecter tous en même temps, sous peine de laisser la file sans agent disponible. Informez votre équipe de vos absences longues afin d'adapter le nombre de personnes actives dans la file.
• En cas de doute sur les codes utilisés
  Les codes de connexion et de déconnexion d'une file d'appel OVH peuvent varier selon la configuration mise en place. Si vous ne connaissez pas le code à composer, rapprochez-vous de votre référent interne ou de Evoir. Ils pourront vérifier la configuration de votre compte et vous communiquer les codes ou boutons à utiliser sur votre téléphone pour rejoindre ou quitter la file en toute sérénité.